Законы Украины

Новости Партнеров
 

Зразкове положення про архів (архівний підрозділ) об"єднань громадян, підприємств, установ, організацій, заснованих на колективній та приватній формах власності


 
    ГОЛОВНЕ АРХІВНЕ УПРАВЛІННЯ ПРИ КАБІНЕТІ МІНІСТРІВ УКРАЇНИ
                        П О Л О Ж Е Н Н Я
 
 N 7 від 13.11.96
     м.Київ
 
 vd961113 vn7
 
                                          Схвалено
                                     Методичною комісією Головного
                                     архівного управління при
                                     Кабінеті Міністрів України
                                     протокол N 7 від 13.11.96 р.
 
                        Зразкове положення
        про архів (архівний підрозділ) об'єднань громадян,
        підприємств,  установ,  організацій, заснованих на
            колективній та приватній формах власності
 
     1. Відповідно  до  Закону  України "Про Національний архівний
фонд і  архівні  установи"  (  3814-12  )   об'єднання   громадян,
підприємства,  установи і організації, засновані на колективній та
приватній формах  власності  (далі  -  організації),  мають  право
створювати   архіви   (архівні   підрозділи)   для  постійного  чи
тимчасового зберігання документів,  що  нагромадилися  за  час  їх
діяльності,  передавати  документи  Національного  архівного фонду
(далі - НАФ) до державних архівних установ за угодою з ними.
     2. Юридичний   статус   архівного   підрозділу   визначається
керівництвом організації.
     3. У    своїй   діяльності   архівний   підрозділ   керується
Конституцією України ( 254к/96-ВР ), законами України, постановами
Верховної   Ради   України,  указами  і  розпорядженнями  Кабінету
Міністрів України, цим Положенням та іншими нормативними актами. З
питань  організації  та  методики ведення архівної справи архівний
підрозділ  керується  правилами,  інструкціями  і   рекомендаціями
Головного  архівного  управління  при  Кабінеті  Міністрів (далі -
Головархів) України.
     4. Архівний  підрозділ  працює  відповідно  до  плану,   який
затверджується  керівництвом  організації  і  звітує перед ним про
проведену роботу.
     5.  Основними завданнями архівного підрозділу організації, що
здійснює  тимчасове зберігання документів з наступною їх передачею
до однієї з державних архівних установ, є:
     1)  повідомлення  однієї  з  державних  архівних  установ про
номенклатуру  справ  організації  з  метою  встановлення наявності
документів НАФ;
     2)  прийняття  від  структурних  підрозділів  організації  та
зберігання документів на різних видах носіїв інформації;
     3)  контроль  разом  із  службою  документарного забезпечення
управління  стану зберігання та правильності оформлення документів
у структурних підрозділах організації;
     4)   участь   у   складанні   зведеної   номенклатури   справ
організації,   перевірка  відповідності  формування  документів  у
справи затвердженій номенклатурі;
     5)  подання  на  державну реєстрацію документів Національного
архівного  фонду,  ведення  обліку  та  подання  відомостей про їх
кількість  за  встановленою  формою відповідній державній архівній
установі;
     6)  проведення попередньої експертизи цінності документів, що
знаходяться   на   зберіганні,   складання   описів  на  документи
постійного,  тимчасового  (понад  10  років)  строків  зберігання,
документів  з особового складу організації, актів про виділення до
знищення  документів  та  подання їх на розгляд експертної комісії
організації;
     7) Створення та вдосконалення довідкового апарату до архівних
документів організації;
     8) організація     використання    документів,    видача    у
встановленому порядку архівних довідок,  копій  витягів  юридичним
особам і громадянам;
     9) підготовка і передача документів  Національного  архівного
фонду  до  відповідної  державної  архівної  установи у разі згоди
організації передавати свої документи на державне зберігання;
     10) участь у заходах  щодо  підвищення  фахової  кваліфікації
працівників організації, які відповідають за роботу з документами.
     6. Для   архівних   підрозділів,   що   здійснюють   постійне
зберігання документів без передачі до однієї з державних  архівних
установ,  до основних завдань,  викладених у п. 6 цього Зразкового
положення додаються такі завдання:
     1)  здійснення  постійного  зберігання, охорони, реставрації,
консервації  документів  Національного архівного фонду, страхового
фонду    копій    особливо   цінних   документів   та   унікальних
документальних пам'яток, копій документів, що зберігаються в інших
архівах,  музеях  і  бібліотеках, службових відомчих видань, що не
надходять     у    встановленому    порядку    до    Національного
науково-виробничого   об'єднання   "Книжкова  палата  України"  та
бібліотек-депозитаріїв,   а   також  друкованих  видань  та  інших
матеріалів, що входять до довідково-інформаційного фонду архівного
підрозділу,  облікових документів архівного підрозділу та архівних
довідників  (описів, каталогів, картотек, путівників, комп'ютерних
дискет тощо);
     2) подання   на   вимогу  Головархіву  відомостей  про  склад
документів НАФ,  що зберігаються в архівному підрозділі,  умови їх
зберігання та використання;
     3) проведення роботи щодо виключення документів зі складу НАФ
та  подання  актів  про  виділення  цих  документів  на погодження
Центральній експертно-перевірній комісії Головархіву;
     4)  організація  роботи  щодо  віднесення  документів  НАФ до
унікальних  документальних  пам'яток,  включення  їх до Державного
реєстру національного культурного надбання;
     5) забезпечення у межах своїх повноважень охорони  відомостей
та збереження документів, що становлять державну таємницю;
     6) підготовка   до   публікації   в   установленому   порядку
документів НАФ,  довідково-інформаційної літератури і посібників з
архівної справи та діловодства за погодженням з Головархівом;
     7)  надання  у  встановленому  порядку  на договірних засадах
послуг  юридичним  особам і громадянам, пов'язаних з використанням
архівних  документів,  виконання  за  рахунок замовника робіт щодо
забезпечення схоронності та впорядкування документів, складання за
погодженням  з  Головархівом  нормативно-методичних  посібників  з
питань архівної справи і діловодства;
     8)  організація вивчення, узагальнення і поширення передового
досвіду,  впровадження  наукових  досягнень і прогресивних методів
роботи в архівній справі та діловодстві.
     7. Для  виконання  покладених  на  архівний підрозділ завдань
йому надається право:
     1)  вимагати від структурних підрозділів організації передачі
на  зберігання  документів, оформлених згідно з чинними державними
стандартами і правилами;
     2)  повертати  структурним підрозділам документи, оформлені з
порушенням встановлених вимог;
     3)  давати структурним підрозділам організації рекомендації з
питань, що входять до компетенції архівного підрозділу;
     4) запитувати   від   структурних   підрозділів   організації
відомості, необхідні для роботи;
     5)  інформувати  керівництво  організації  про  стан роботи з
документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення;
     6)  брати  участь  у  засіданнях  дорадчих органів, нарад, що
проводяться  в організації, у разі розгляду на них питань роботи з
документами.
     8. На посаду керівника  архівного  підрозділу  рекомендується
призначати  особу з вищою освітою і стажем роботи за спеціальністю
не менше як три роки.
     Керівник  архівного  підрозділу  призначається  на  посаду  і
звільняється з посади керівництвом організації.
     У  малочисельних  організаціях  відповідальність  за роботу з
архівними  документами  доцільно покладати на одного з працівників
служби документарного забезпечення управління.
     Порядок  взаємодії архівного підрозділу з іншими структурними
підрозділами організації має визначатися керівництвом організації.
     9. Працівники  архівного  підрозділу,   винні   у   недбалому
зберіганні,  псуванні,  знищенні,  приховуванні,  розкраданні  або
незаконній передачі іншій особі документів НАФ або документів,  що
підлягають включенню до нього, ущемленні прав і законних інтересів
інших працівників організації та громадян, несуть відповідальність
в установленому законодавством порядку.
     10. До складу документів архівного підрозділу входять:
     1)  закінчені  у поточному діловодстві документи на паперовій
основі  постійного  та  тимчасового  (понад  10 років) зберігання,
документи  з  особового складу, створені структурними підрозділами
організації;
     2) науково-технічна,           кінофотофоновідеодокументація,
машиноорієнтовні документи, створені організацією або одержані нею
на законних підставах;
     3) документи  на  різних  видах  носіїв  інформації установ -
попередників організації, що ліквідовані;
     4) друковані  видання,  що  доповнюють  архівні  документи  і
необхідні для науково-методичної та інформаційно-довідкової роботи
архівного підрозділу;
     5) довідковий та обліковий апарат до архівних документів.
     11. Документи на паперовій основі  рекомендується  передавати
із  структурних  підрозділів  організації  до архівного підрозділу
через 2 роки після закінчення їх у  діловодстві  в  упорядкованому
стані за описами зразка, встановленого Головархівом України.
     Науково-технічну  та  машиноорієнтовану документацію доцільно
передавати  до  архівного  підрозділу  зразу  після затвердження у
порядку, встановленому державними стандартами України.
     Кінофотофоновідеодокументацію  слід  передавати  з виробничих
підрозділів  до  архівного  підрозділу відразу після завершення її
виробництва.
     12. Відповідно  до  чинних  нормативних  актів  існують  такі
граничні терміни тимчасового зберігання  документів  Національного
архівного фонду в архівному підрозділі для організацій,  що згодні
у подальшому передавати їх на державне зберігання:
     1)  для  організацій центрального підпорядкування, діяльність
яких поширюється на всю Україну - 15 років;
     2) для організацій обласного підпорядкування - 10 років;
     3) для  організацій  районного,  міського  підпорядкування  -
5 років;
     4) для документів з особового складу, нотаріальних документів
- 75 років;
     5) для науково-технічної документації - 25 років;
     6) для  кінодокументів,  кіножурналів,  сюжетів кінолітопису,
фотознімків, звукозаписів і відеозаписів - 3 роки після закінчення
копіювання;
     7) для машиноорієнтованих документів - 5 років.
     Терміни   тимчасового   зберігання   документів  в  архівному
підрозділі  можуть  бути змінені з дозволу тієї державної архівної
установи,  до  якої ці документи надходять на постійне зберігання.
 
 "Законодавчі і нормативні акти з банківської діяльності"
 (додаток до журналу "Вісник Національного банку України"),
 N 5, 1 травня 1999 р.








Последние новости

 
Курсы НБ Украины
Валюта
USD26.3682
EUR29.45856
RUB0.40797
PLN6.84589
BYR
Реклама
Реклама



Наша кнопка