Законы Украины

Новости Партнеров
 

Зразкове положення про архів (архівний підрозділ) об"єднань громадян, підприємств, установ, організацій, заснованих на колективній та приватній формах власності

Архів документів. Текст правового акту станом на 27 березня 2007 року


 
    ГОЛОВНЕ АРХІВНЕ УПРАВЛІННЯ ПРИ КАБІНЕТІ МІНІСТРІВ УКРАЇНИ
                        П О Л О Ж Е Н Н Я
 
 N 7 від 13.11.96
     м.Київ
 
 vd961113 vn7
 
                                          Схвалено
                                     Методичною комісією Головного
                                     архівного управління при
                                     Кабінеті Міністрів України
                                     протокол N 7 від 13.11.96 р.
 
                        Зразкове положення
        про архів (архівний підрозділ) об'єднань громадян,
        підприємств,  установ,  організацій, заснованих на
            колективній та приватній формах власності
 
     1. Відповідно  до  Закону  України "Про Національний архівний
фонд і  архівні  установи"  (  3814-12  )   об'єднання   громадян,
підприємства,  установи і організації, засновані на колективній та
приватній формах  власності  (далі  -  організації),  мають  право
створювати   архіви   (архівні   підрозділи)   для  постійного  чи
тимчасового зберігання документів,  що  нагромадилися  за  час  їх
діяльності,  передавати  документи  Національного  архівного фонду
(далі - НАФ) до державних архівних установ за угодою з ними.
     2. Юридичний   статус   архівного   підрозділу   визначається
керівництвом організації.
     3. У    своїй   діяльності   архівний   підрозділ   керується
Конституцією України ( 254к/96-ВР ), законами України, постановами
Верховної   Ради   України,  указами  і  розпорядженнями  Кабінету
Міністрів України, цим Положенням та іншими нормативними актами. З
питань  організації  та  методики ведення архівної справи архівний
підрозділ  керується  правилами,  інструкціями  і   рекомендаціями
Головного  архівного  управління  при  Кабінеті  Міністрів (далі -
Головархів) України.
     4. Архівний  підрозділ  працює  відповідно  до  плану,   який
затверджується  керівництвом  організації  і  звітує перед ним про
проведену роботу.
     5.  Основними завданнями архівного підрозділу організації, що
здійснює  тимчасове зберігання документів з наступною їх передачею
до однієї з державних архівних установ, є:
     1)  повідомлення  однієї  з  державних  архівних  установ про
номенклатуру  справ  організації  з  метою  встановлення наявності
документів НАФ;
     2)  прийняття  від  структурних  підрозділів  організації  та
зберігання документів на різних видах носіїв інформації;
     3)  контроль  разом  із  службою  документарного забезпечення
управління  стану зберігання та правильності оформлення документів
у структурних підрозділах організації;
     4)   участь   у   складанні   зведеної   номенклатури   справ
організації,   перевірка  відповідності  формування  документів  у
справи затвердженій номенклатурі;
     5)  подання  на  державну реєстрацію документів Національного
архівного  фонду,  ведення  обліку  та  подання  відомостей про їх
кількість  за  встановленою  формою відповідній державній архівній
установі;
     6)  проведення попередньої експертизи цінності документів, що
знаходяться   на   зберіганні,   складання   описів  на  документи
постійного,  тимчасового  (понад  10  років)  строків  зберігання,
документів  з особового складу організації, актів про виділення до
знищення  документів  та  подання їх на розгляд експертної комісії
організації;
     7) Створення та вдосконалення довідкового апарату до архівних
документів організації;
     8) організація     використання    документів,    видача    у
встановленому порядку архівних довідок,  копій  витягів  юридичним
особам і громадянам;
     9) підготовка і передача документів  Національного  архівного
фонду  до  відповідної  державної  архівної  установи у разі згоди
організації передавати свої документи на державне зберігання;
     10) участь у заходах  щодо  підвищення  фахової  кваліфікації
працівників організації, які відповідають за роботу з документами.
     6. Для   архівних   підрозділів,   що   здійснюють   постійне
зберігання документів без передачі до однієї з державних  архівних
установ,  до основних завдань,  викладених у п. 6 цього Зразкового
положення додаються такі завдання:
     1)  здійснення  постійного  зберігання, охорони, реставрації,
консервації  документів  Національного архівного фонду, страхового
фонду    копій    особливо   цінних   документів   та   унікальних
документальних пам'яток, копій документів, що зберігаються в інших
архівах,  музеях  і  бібліотеках, службових відомчих видань, що не
надходять     у    встановленому    порядку    до    Національного
науково-виробничого   об'єднання   "Книжкова  палата  України"  та
бібліотек-депозитаріїв,   а   також  друкованих  видань  та  інших
матеріалів, що входять до довідково-інформаційного фонду архівного
підрозділу,  облікових документів архівного підрозділу та архівних
довідників  (описів, каталогів, картотек, путівників, комп'ютерних
дискет тощо);
     2) подання   на   вимогу  Головархіву  відомостей  про  склад
документів НАФ,  що зберігаються в архівному підрозділі,  умови їх
зберігання та використання;
     3) проведення роботи щодо виключення документів зі складу НАФ
та  подання  актів  про  виділення  цих  документів  на погодження
Центральній експертно-перевірній комісії Головархіву;
     4)  організація  роботи  щодо  віднесення  документів  НАФ до
унікальних  документальних  пам'яток,  включення  їх до Державного
реєстру національного культурного надбання;
     5) забезпечення у межах своїх повноважень охорони  відомостей
та збереження документів, що становлять державну таємницю;
     6) підготовка   до   публікації   в   установленому   порядку
документів НАФ,  довідково-інформаційної літератури і посібників з
архівної справи та діловодства за погодженням з Головархівом;
     7)  надання  у  встановленому  порядку  на договірних засадах
послуг  юридичним  особам і громадянам, пов'язаних з використанням
архівних  документів,  виконання  за  рахунок замовника робіт щодо
забезпечення схоронності та впорядкування документів, складання за
погодженням  з  Головархівом  нормативно-методичних  посібників  з
питань архівної справи і діловодства;
     8)  організація вивчення, узагальнення і поширення передового
досвіду,  впровадження  наукових  досягнень і прогресивних методів
роботи в архівній справі та діловодстві.
     7. Для  виконання  покладених  на  архівний підрозділ завдань
йому надається право:
     1)  вимагати від структурних підрозділів організації передачі
на  зберігання  документів, оформлених згідно з чинними державними
стандартами і правилами;
     2)  повертати  структурним підрозділам документи, оформлені з
порушенням встановлених вимог;
     3)  давати структурним підрозділам організації рекомендації з
питань, що входять до компетенції архівного підрозділу;
     4) запитувати   від   структурних   підрозділів   організації
відомості, необхідні для роботи;
     5)  інформувати  керівництво  організації  про  стан роботи з
документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення;
     6)  брати  участь  у  засіданнях  дорадчих органів, нарад, що
проводяться  в організації, у разі розгляду на них питань роботи з
документами.
     8. На посаду керівника  архівного  підрозділу  рекомендується
призначати  особу з вищою освітою і стажем роботи за спеціальністю
не менше як три роки.
     Керівник  архівного  підрозділу  призначається  на  посаду  і
звільняється з посади керівництвом організації.
     У  малочисельних  організаціях  відповідальність  за роботу з
архівними  документами  доцільно покладати на одного з працівників
служби документарного забезпечення управління.
     Порядок  взаємодії архівного підрозділу з іншими структурними
підрозділами організації має визначатися керівництвом організації.
     9. Працівники  архівного  підрозділу,   винні   у   недбалому
зберіганні,  псуванні,  знищенні,  приховуванні,  розкраданні  або
незаконній передачі іншій особі документів НАФ або документів,  що
підлягають включенню до нього, ущемленні прав і законних інтересів
інших працівників організації та громадян, несуть відповідальність
в установленому законодавством порядку.
     10. До складу документів архівного підрозділу входять:
     1)  закінчені  у поточному діловодстві документи на паперовій
основі  постійного  та  тимчасового  (понад  10 років) зберігання,
документи  з  особового складу, створені структурними підрозділами
організації;
     2) науково-технічна,           кінофотофоновідеодокументація,
машиноорієнтовні документи, створені організацією або одержані нею
на законних підставах;
     3) документи  на  різних  видах  носіїв  інформації установ -
попередників організації, що ліквідовані;
     4) друковані  видання,  що  доповнюють  архівні  документи  і
необхідні для науково-методичної та інформаційно-довідкової роботи
архівного підрозділу;
     5) довідковий та обліковий апарат до архівних документів.
     11. Документи на паперовій основі  рекомендується  передавати
із  структурних  підрозділів  організації  до архівного підрозділу
через 2 роки після закінчення їх у  діловодстві  в  упорядкованому
стані за описами зразка, встановленого Головархівом України.
     Науково-технічну  та  машиноорієнтовану документацію доцільно
передавати  до  архівного  підрозділу  зразу  після затвердження у
порядку, встановленому державними стандартами України.
     Кінофотофоновідеодокументацію  слід  передавати  з виробничих
підрозділів  до  архівного  підрозділу відразу після завершення її
виробництва.
     12. Відповідно  до  чинних  нормативних  актів  існують  такі
граничні терміни тимчасового зберігання  документів  Національного
архівного фонду в архівному підрозділі для організацій,  що згодні
у подальшому передавати їх на державне зберігання:
     1)  для  організацій центрального підпорядкування, діяльність
яких поширюється на всю Україну - 15 років;
     2) для організацій обласного підпорядкування - 10 років;
     3) для  організацій  районного,  міського  підпорядкування  -
5 років;
     4) для документів з особового складу, нотаріальних документів
- 75 років;
     5) для науково-технічної документації - 25 років;
     6) для  кінодокументів,  кіножурналів,  сюжетів кінолітопису,
фотознімків, звукозаписів і відеозаписів - 3 роки після закінчення
копіювання;
     7) для машиноорієнтованих документів - 5 років.
     Терміни   тимчасового   зберігання   документів  в  архівному
підрозділі  можуть  бути змінені з дозволу тієї державної архівної
установи,  до  якої ці документи надходять на постійне зберігання.
 
 "Законодавчі і нормативні акти з банківської діяльності"
 (додаток до журналу "Вісник Національного банку України"),
 N 5, 1 травня 1999 р.




>





Последние новости

 
Курсы НБ Украины
Валюта
USD27.10935
EUR31.83179
RUB0.4573
PLN7.57539
BYR
Реклама
Реклама



Наша кнопка